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El proceso de monitorización de los estados de los sistemas cliente se activa o se detiene mediante el icono de Monitorizar Clientes, la imagen representa que el proceso de monitorización está detenido, sin embargo la imagen representa que el proceso de monitorización está en marcha; hay que tener en cuenta que mientras esté activo se deniega el acceso al árbol de clientes, por lo tanto no se puede realizar ninguna acción sobre ellos. Una vez detenemos el monitor de clientes se recupera el control sobre los usuarios de backup. Para cambiar el estado de este proceso hay que pulsar sobre la imagen, de esta manera se invertirá la actividad de la monitorización.

Una vez se activa este proceso de monitorización refresca los estados de todos los usuarios de backup en relación al valor establecido en el panel de preferencias: Segundos para refresco del monitor. En base a la cantidad de segundos establecida en ese parámetro, se refrescarán los estados en el monitor.

Los diferentes estados de los usuarios de backup se dividen en tres bloques diferentes, los relacionados con el Backup, Común a los dos procesos o Restauración.

El primer bloque (Backup) consta de los siguientes estados:

diferenciador: Se está completando la primera copia completa en el sistema local del cliente (en caso de copia inicial o completa) o se está calculando la siguiente copia incremental (en caso de copia diferencial binaria).
Este es el proceso principal del backup, y tardará en ejecutarse un tiempo que depende del volumen y de la cantidad de ficheros a procesar.

sincronizador: Se están sincronizando los datos seleccionados a incluir en el respaldo con el contenido de la última copia local realizada. De esta manera, la copia local se mantiene actualizada.

Enviando backup: El sistema cliente está subiendo por la red el contenido de la copia a este servidor central, bien una copia completa (los datos se copian a la raíz de la versión base de este usuario) o una copia incremental (el fichero diferencial se almacena en el raíz de los parches de este usuario con la extensión *.bid_tmp)

Promocionando/Chequeando: Son dos procesos que se ejecutan en el servidor central, en el sistema cliente no se está realizando ningún trabajo. La verificación o chequeo del backup se ejecuta para comprobar que todos los datos se han recibido y almacenado en disco correctamente, se comprueba la integridad y el contenido de los mismos. De esta manera se asegura que los datos salvados en el servidor central sean idénticos a los producidos en el sistema cliente, alertando de cualquier anomalía producida bien en la comunicación por la red o en la grabación en el disco.

El proceso de promocionar la versión base (directorio donde se almacenan todos los ficheros respaldados en formato encriptado) se produce cuando se llega al límite de Número máximo de parches. Consiste en actualizar la copia base con las acciones del parche más antiguo almacenado en el servidor central, después se elimina este fichero diferencial promocionado, de esta manera se le hace sitio a la copia recién llegada y se mantienen el número de versiones deseadas para ese cliente.

Parche off-line: Se está esperando la recepción de una copia por formato externo (disco USB externo etc.). Normalmente será la primera copia completa pero puede tratarse de una copia diferencial de tamaño considerable. En la gran mayoría de las ocasiones, el backup externo se utiliza para subir la primera copia completa por medios externos, dependiendo del tamaño de datos a subir y la capacidad de la línea de subida de la ADSL del cliente. En caso de volúmenes grandes que pueden tardar varios días en subir, es muy recomendable hacerlo de esta manera para evitar que la línea del cliente se ralentice en exceso.
Mientras el usuario de backup permanezca en este estado no estará capacitado para realizar las copias incrementales ya que se desactiva el permiso de backup (se rechaza cualquier intento de copia) hasta que se reciba la copia externa en el servidor central. En el siguiente punto de este manual se analiza la incorporación de una copia off-line.

Exceso de días sin backup: Para todos los usuarios que estén en este estado especial del monitor, significa que han transcurrido más días que el valor del Disparador de días sin backup desde la última copia recibida con éxito en el servidor central. El valor de esta variable se fija desde las preferencias básicas, analizado en el punto 2.1 de este manual.

Error: Debido a algún error grave (el programa no ha sido capaz de hacerle frente automáticamente) producido en alguna de las distintas fases de copia los clientes pasan a este estado. Requiere la intervención del administrador para salir de esta situación.
Pueden ser errores producidos en la fase de post-copia en el servidor central debido a fallos en la verificación, promoción o creación del fichero de contenido por ejemplo.

El segundo bloque (Común) referencia a estados tanto de backup como de restauración:

• Creando fichero de contenido: El fichero de contenido es un fichero de índices que contiene una entrada por cada dato respaldado en el servidor central, donde se indica el nombre real del dato almacenado, el nombre encriptado, el tamaño real y el comprimido, su cheksum etc.
  Cada nueva copia que se realiza tiene asociado su fichero de contenido, es un proceso que se lanza dentro de la fase de post-backup (o post-copia) que se realiza en el servidor central una vez el cliente finaliza la transmisión de la copia. La post-copia consta de 3 fases, el chequeo de la copia, la promoción de la copia base y la creación del fichero de contenido.

• Descargando fichero de contenido: Un proceso de backup básicamente comienza con la descarga del fichero de contenido. Como se ha especificado en el anterior estado, este fichero contiene registrados todos los directorios/ficheros almacenados en una copia, de esta manera se utiliza para mantener siempre sincronizados la versión de los datos almacenada en el servidor central con la almacenada en la copia local. Cualquier fichero de la copia local que no coincida con la versión que hay almacenada de él en el servidor central, automáticamente se envía por completo de nuevo sin diferenciarlo binariamente.
  El fichero de contenido también se utiliza para representar el árbol de datos respaldados tanto en la interfaz del servidor central como en la del sistema cliente.

El último bloque hace referencia a los diferentes estados de la Restauración:

• Restaurando: Se está realizando una restauración de los datos solicitados aplicando la tecnología de reconstrucción binaria. En un proceso de recuperación, primero se restaura la información de la copia base y después se analiza la fecha que se desea restaurar y se van recuperando las diferentes versiones con la técnica de reconstrucción binaria hasta llegar a la versión deseada.
  Es el proceso inverso a la diferenciación binaria que se realiza en el sistema cliente, donde se calculan las diferencias producidas entre la versión anterior y la versión actual de la informació, consiguiendo como resultado las diferencias binarias de una versión a la otra. Por el contrario en el servidor, a la versión anterior se le aplica la diferencia binaria para reconstruir la versión nueva de ese dato.

• Descargando: Una vez finalizada la reconstrucción de la información, el sistema cliente descarga por la red el contenido de la carpeta Raíz de datos restaurados. Esta información se descarga en formato encriptado a la carpeta "r" del directorio de trabajo del sistema cliente, una vez recibido el dato en esa ubicación se copia y se desencripta al directorio destino especificado por el usuario.

• Moviendo - CD/DVD: Una vez finalizada la reconstrucción de la información, todo el contenido de la carpeta Raíz de datos restaurados se traslada al directorio Datos restaurados - CD/DVD.
  Los datos de esta carpeta están en formato encriptado, tanto los nombres de los ficheros como su contenido. Se deja en manos del administrador copiarlos a un dispositivo externo (disco USB externo p.e.) para llevarlos al sistema cliente y allí desencriptarlos con la opción Restaurar CD/DVD producido en el servidor del gestor de restauraciones.

• Error: El usuario de backup está en esta situación, debido a algún error grave que el programa no ha sido capaz de hacerle frente automáticamente, producido en alguna de las fases de restauración. Requiere la intervención del administrador para salir de esta situación.
  Pueden ser errores producidos en la propia reconstrucción del dato por ejemplo por falta de espacio en el disco local de restauración, error en la descarga de datos por la red etc.